Les différentes tâches de la zone encadrée ci-contre en orange permettent de saisir les paiements par lecture optique ou manuellement.

Les tâches de la zone verte permettent de visualiser la liste des paiements préparés, de les envoyer à l’institut financier et de les comptabiliser (c’est-à-dire de les faire apparaître dans le module « booking »).  

Les tâches de la zone rouge sont plus particulières. Elles permettent de renvoyer un lot de paiements ou de réimprimer la liste d’un lot de paiement déjà envoyé. Elles permettent également de paramétrer vos comptes bancaires dans le programme.

Les tâches de la zone violette permettent d’importer les extraits de compte depuis votre institut financier, puis d’équilibrer les comptes (voir explications ci-dessous).

Si vous possédez un lecteur optique, allez ouvrir ses paramètres afin de vérifier que le programme sélectionné est bien A-Twin Cash 2.0. Vous pourrez ensuite scanner la référence du bulletin de versement (voir l’encadré rouge ci-dessous) pour effectuer la saisie du paiement :

ASTUCE : Agrotwin a développé une application mobile permettant de scanner les nouveaux paiements QR, vous trouverez une marche à suivre sur leur site ou en suivant le lien suivant : http://www.agro-twin.ch/fr-fr/atwinmobile.aspx . Avec ce dernier, une fois le QR scanné, le paiement se retrouvera directement dans le logiciel prêt à être envoyé

 Si vous ne possédez pas de lecteur, vous devez choisir le type de paiement à effectuer :

• BV orange (bulletin avec n° de référence)
• BV rouge (bulletin sans n° de référence, généralement pour les petites entreprises, tend à disparaître)
• Virement en Suisse (à utiliser pour effectuer des paiements à des particuliers, à l’aide de l’IBAN)
• Virement à l’étranger 
• Quittance IPI (peut être utilisé pour un virement en Suisse ou à l’étranger, à la place des deux menus ci-dessus)
• Facture QR (nouveau)

Dans chacun des menus, les données à saisir sont clairement indiquées. Nous vous rendons toutefois attentifs à certains éléments particuliers :

Après la saisie des paiements, vous les retrouvez sous « Paiements à effectuer » :

Le bouton rouge  à droite de la ligne signifie que les données comptables n’ont pas encore été saisies, alors que le bouton vert signifie que les données comptables ont déjà été saisies et que le paiement est prêt à être comptabilisé.

Pour modifier un paiement ou saisir les données comptables, sélectionner la ligne concernée en cochant la case (située à gauche de la ligne) puis utiliser les boutons « Modifier » ou « Saisir les données comptables » :

ASTUCE : Pour saisir ou modifier les données comptables, vous pouvez aussi simplement cliquer sur le bouton ou  de la ligne concernée.

La majorité des banques peuvent communiquer avec le programme. Pour que ce soit le cas, le Support Informatique doit saisir vos informations d’identification dans le programme (« n° d’identification » pour Postfinance, « n° de contrat » pour la Raiffeisen, etc…). 

Si vous ne souhaitez pas enregistrer ces données, ou si le programme ne peut pas communiquer directement avec votre banque, vous enregistrerez un fichier de paiements créé par le programme puis vous connecterez à l’Ebanking de votre institut financier, pour y importer le fichier de paiements.

Toutes les étapes sont décrites ci-dessous :

Au menu « Envoyer les paiements », 

1) Choisir le compte bancaire concerné

2) Sélectionner le ou les paiements à envoyer

3) Cliquer sur « Envoyer les paiements »

4) Vérifier la liste de paiements et/ou l’imprimer pour votre gestion administrative

5) Cliquer sur « Transférer les paiements à l’institut financier »

6) Cliquer sur « envoi automatique »

7) Patienter quelques secondes pour que la communication se fasse avec votre institut financier. A la fenêtre qui s’ouvrira, saisir les informations demandées par votre banque.

8) Attendre la confirmation du programme : la confirmation indiquera si l’envoi a pu être effectué ou si un problème est survenu. En cas de problème, tenter à nouveau d’envoyer les paiements. Au besoin, contacter le Support Informatique

ATTENTION : après cette étape, vos paiements ont été envoyés à votre institut financier. Ils seront alors contrôlés et peuvent encore être refusés par votre banque (par exemple si une adresse est incomplète). Vous devez donc régulièrement vérifier que vos lots de paiements ont bien été payés.

9) Une fois l’import du fichier de paiements effectué, retourner dans le programme et passer à l’étape suivante. 

A ce stade, les paiements sont à la banque mais les écritures n’apparaissent pas encore dans votre comptabilité, sous « Booking ». Veuillez donc vous rendre au chapitre 3.4. pour les comptabiliser.

Au menu « Envoyer les paiements », 

1) Choisir le compte bancaire concerné

2) Sélectionner le ou les paiements à envoyer

3) Cliquer sur « Envoyer les paiements »

4) Vérifier la liste de paiements et/ou l’imprimer pour votre gestion administrative

5) Cliquer sur « Transférer les paiements à l’institut financier »

6) Patienter quelques secondes ; une fenêtre s’ouvrira pour vous demander de confirmer où enregistrer le fichier de paiements. Tout sera automatiquement paramétré. Vous n’avez rien à changer dans le lieu d’enregistrement ou dans le nom du fichier. Cliquez seulement sur le bouton « Enregistrer »

7) Attendre la confirmation du programme : une fenêtre confirmera que le fichier de paiements a bien été créé.

ATTENTION : à ce stade, votre lot de paiements n’a pas encore été transmis à la banque ! Il vous faut impérativement effectuer les étapes suivantes, pour vous connecter sur l’ebanking de votre institut financier. 

Le chemin du fichier est maintenant dans votre presse-papier (copier) 

Le site de votre institut financier sera indiqué en bas de cette fenêtre. 

Cliquer et une page internet pointant sur votre institut financier s’ouvrira directement, si rien n’est enregistré, une page internet sera ouverte sur google

8) Connectez-vous à votre ebanking.

9) La suite de la procédure change d’un institut financier à un autre. Vous pouvez contacter le support Informatique pour leur demander de l’aide lors de votre première tentative. Cela vous permettra de prendre des notes pour la suite. 

En général, sous « Paiements » il existe un menu « Transférer un fichier » où vous pourrez aller importer le fichier de paiements que le programme vient de créer, il suffira alors de « coller » le chemin enregistré préalablement dans votre presse-papier à l’aide du raccourcis Ctrl+V

ATTENTION : une fois que le lot de paiement a été importé sur l’ebanking de votre institut financier, tous les paiements du lot seront contrôlés et peuvent encore être refusés par votre banque (par exemple si une adresse est incomplète). Vous devez donc vérifier que votre lot de paiement a bien été payé, en vous reconnectant à l’ebanking ou en attendant votre décompte mensuel

10) Une fois l’import du fichier de paiements effectué, retourner dans le programme et passer à l’étape suivante. 

A ce stade, les paiements sont partis à la banque mais les écritures n’apparaissent pas encore dans votre comptabilité, sous « Booking ». Vous devez encore les comptabiliser, ce qui fait l’objet du chapitre suivant.

3.4    Comptabiliser les paiements

Suite à la transmission des paiements à l’institut financier, on retrouve tous les paiements au menu « Comptabiliser les paiements ». 

A ce menu, vous trouverez tous les paiements, avec chacun un bouton sur la droite. Le bouton peut être de 3 couleurs différentes :

• Si le bouton est rouge, c’est que vous devez encore saisir les données comptables avant de pouvoir le comptabiliser
• Si le bouton est vert, c’est que vous avez déjà saisi les données comptables ; il est donc prêt à être comptabilisé.
• Si le bouton est bleu, c’est que le paiement est déjà comptabilisé. 

Un clic sur le bouton rouge permet de saisir ou modifier les données comptables :

Après enregistrement, le bouton devient vert.

Sélectionner la ou les lignes concernée(s) puis cliquer sur « Comptabiliser les paiements ». 

Dans l’exemple à l’image ci-dessous, seule la première ligne peut être comptabilisée, car la seconde ligne indique un bouton rouge. Le bouton rouge signifie qu’il faut encore saisir les données comptables, avant de pouvoir les comptabiliser.

Après avoir cliqué sur le bouton, le programme confirme la comptabilisation des écritures. 

Pour chaque paiement comptabilisé, le bouton passe du vert au bleu  (voir l’image ci-dessous) ;

ATTENTION : pour modifier un paiement après l’avoir comptabilisé, vous ne pouvez plus le faire au menu « Banking ». Vous devez aller au menu « booking » pour ouvrir le compte financier concerné et y modifier les informations nécessaires (par exemple le numéro de pièce ou le libellé).

3.6    Menu «Equilibrage des comptes »

    3.6.1    Que signifie « équilibrer les comptes » ?

L’équilibrage des comptes permet de comparer les transactions comptabilisées dans le programme avec celles qui apparaissent sur votre extrait de compte. Pour ce faire, vous importez votre extrait de compte depuis l’ebanking de votre institut financier puis le programme vous indique quelles transactions n’apparaissent pas encore dans votre comptabilité. 

Les chapitres suivants vous expliquent pas à pas comment effectuer l’équilibrage des comptes.

3.7    Importer l’extrait de compte dans le programme

Si le programme est paramétré pour pouvoir communiquer avec votre institut financier, il suffit de cliquer sur le bouton « Télécharger depuis l’institut financier » (voir encadré rouge sur l’image ci-dessous). Le programme vous demandera de vous identifier puis téléchargera l’extrait de compte du compte sélectionné.

Sinon, vous devez exporter votre extrait de compte depuis l’ebanking de votre institut financier. La procédure dépendant de chaque banque, vous pouvez demander de l’aide à votre banque ou au Support Informatique pour cette étape. Vous l’importez ensuite dans le fichier en utilisant le bouton « Importer depuis le fichier » (voir encadré vert sur l’image ci-dessous).

Une fois que votre extrait de compte sera dans le programme, cliquer sur le bouton « charger les données » afin de faire apparaître les transactions dans la première fenêtre (voir l’encadré orange ci-dessous).

ATTENTION : si vous avez effectué des paiements avec le programme, il faut impérativement qu’ils soient tous comptabilisés pour pouvoir utiliser cette fonction. Un message d’erreur vous rappellera de le faire, en cas d’oubli.

Dans la partie haute de la fenêtre (encadré orange ci-dessous), vous verrez toutes les entrées et sorties de votre compte, pour la période de temps que vous aurez sélectionnée. Dans la partie basse (encadré violet ci-dessous), vous verrez toutes les écritures comptabilisées dans le programme, pour la même période.

Tout en bas à droite, le programme calcule le montant en différence.

Dans la fenêtre du haut, des icônes peuvent apparaître à gauche de chaque ligne :

Si les deux écritures correspondent bien, vous n’avez rien à faire. Si elles ne correspondent pas, double-cliquer sur la ligne où l’icône apparaît et confirmer que vous souhaitez saisir une nouvelle ligne dans la comptabilité :

Pour terminer l’équilibrage des comptes, vous devez encore impérativement dire au programme de comptabiliser toutes les nouvelles écritures. Avant d’avoir effectué cette opération, les lignes que vous avez saisies grâce au menu « équilibrage des comptes » n’apparaissent pas dans le module « Booking ».

Vous pouvez comptabiliser les écritures dans « Booking » même si une différence d’équilibrage persiste. Pour effectuer la comptabilisation, utiliser le bouton « Comptabiliser définitivement » (voir encadré vert ci-dessous). Dans l’exemple ci-dessous, la différence d’équilibrage est de CHF 517.25 mais on peut comptabiliser les écritures en cliquant sur « OK » :