Si vous souhaitez effectuer de la saisie dans un compte qui n’apparaît pas encore sous « Comptes financiers », cliquer sur « Nouveau » :

Mettez ensuite une coche à côté du compte dont vous avez besoin et cliquez sur « Reprise » :

Saisir le solde du compte au 1^er janvier de l’année sélectionnée (2018 dans cet exemple) et cliquer sur « OK » :

Le compte s’ouvrira alors directement. 

ASTUCE : Le solde initial peut être corrigé par la suite si nécessaire : en cliquant sur l’écriture de solde initial, l’écriture est éditée et peut être modifiée :

Après correction du solde, cliquer sur le bouton « Enregistrer » en haut à gauche de l’écran. Le solde initial sera alors corrigé.

ATTENTION : si le solde du compte que vous venez d’ouvrir est à 0.- CHF et que vous n’enregistrez pas d’écriture dans ce compte avant de fermer le programme, ce compte n’apparaîtra pas à votre prochaine connexion. Il faudra répéter la procédure pour pouvoir ensuite y saisir des écritures. 

1) Pour saisir une écriture, commencer par sélectionner le compte dans lequel vous souhaitez effectuer la saisie. Les comptes disponibles sont indiqués sous « Comptes financiers » (voir encadré violet ci-dessous).

2) Entrer ensuite les informations de saisie dans les champs de saisie (voir encadré vert ci-dessous) :

• La date (champ obligatoire)
• Le numéro de pièce (champ facultatif, où la numérotation peut être automatique si vous le souhaitez)
• Le libellé (champ obligatoire, saisir au moins le nom du fournisseur, le type de charge et l’année concernée, s’il s’agit par exemple d’une cotisation ou d’une prime annuelle)
• La contrepartie, c’est-à-dire le compte comptable de charge ou de produit (champ obligatoire) :
  1. Si vous connaissez le numéro, vous pouvez le taper directement
  2. Vous pouvez chercher le compte en tapant le début d’un mot ou un mot entier; le programme vous montrera alors tous les comptes qui contiennent ce mot. 

Par exemple : si vous tapez « natel », vous verrez tous les comptes dont le nom contient le mot « natel » ; si le compte s’appelle « Frais de téléphone », ce compte n’apparaîtra pas à votre recherche du mot « natel ».

Si les comptes analytiques et/ou la TVA sont applicables sur votre comptabilité, les champs « compte analytique », « TVA » et « montant TVA » seront automatiquement complétés. Vous pouvez toutefois les modifier, si nécessaire.

 3) Terminer la saisie de l’écriture en cliquant sur enregistrer (voir encadré rouge) ou en utilisant un des deux raccourcis-clavier suivant : CTRL+S ou CTRL+Enter.

ASTUCE : en mettant une coche dans la case « Nouveau modèle », vous enregistrez l’écriture en cours. Elle peut par la suite être réutilisée pour d’autres factures (voir chapitre 2.6 Modèles d’écriture).

Si vous avez fait une erreur dans l’écriture, vous pouvez la corriger en cliquant simplement dessus. Les informations que vous aviez saisies seront à nouveau affichées dans les champs de saisie, dans le haut de la fenêtre. Après votre correction, n’oubliez pas d’enregistrer vos modifications.

Si par erreur vous avez saisi une écriture dans le mauvais compte financier (par exemple, vous avez saisi une écriture dans le compte « 1000 Caisse » alors qu’elle avait été payée par le compte bancaire, vous pouvez la transférer directement dans le compte. Voilà comment procéder :

1) Sélectionner l’écriture à transférer, en cochant la case à gauche de la ligne (voir encadré rouge ci-dessous)

2) Cliquez sur l’écriture (bouton de gauche) et gardez la souris appuyée. 

3) Dirigez votre souris vers le compte financier à utiliser. Dans l’exemple sur l’image ci-dessous, on transfère l’écriture n°3 du compte « 1000 Caisse » à « 1030 Compte Epargne » :

4) Lâchez alors le clic de la souris. Vous verrez que l’écriture aura disparu du compte où vous vous trouviez :

Vous retrouvez l’écriture dans le compte où vous venez de la transférer :

A l’aide de la loupe (ici en rouge) vous pourrez rechercher une écriture en filtrant à l’aide d’une pièce, d’un montant, d’un compte ou d’un libellé. Vous pouvez aussi trier et filtrer les écritures selon les choix présentés en dessus des écritures (ici en vert)

Vous pouvez enregistrer une écriture fréquente en tant que modèle. Les données enregistrées sont :

• Le libellé
• Le compte comptable 
• Le compte analytique

Pour créer un modèle, lorsque vous saisissez une écriture, mettre une coche dans la case « Modèle d’écriture » :

Lorsque vous enregistrez l’écriture, le modèle est automatiquement créé.

Lors de votre saisie de libellé, les modèles contenant les mots que vous insérez seront directement proposé, il suffira soit de cliquer, soit de valider avec la touche tabulation. Vous pouvez aussi sélectionner un modèle en allant le chercher à l’aide de la loupe à côté du libellé. Une fenêtre s’ouvrira, sélectionnez le modèle qui vous intéresse et cliquez sur « Reprise » :

En saisissant une écriture, si vous n’avez pas trouvé le compte que vous cherchiez, il n’est peut-être pas activé. Vous pouvez aller l’activer en cliquant sur le menu « Comptes » (voir encadré rouge ci-contre).

Le menu « Comptes analytiques » permet d’activer des comptes analytiques uniquement. Vous ne verrez cette option que si votre comptabilité est paramétrée pour l’analytique. 

Au menu « Comptes », vous verrez la liste de tous les comptes qui existent dans le plan comptable. Les comptes avec les coches sont les comptes activés ; tous les comptes activés apparaissent dans le menu « Contrepartie », pour faire la saisie d’écritures. 

ATTENTION : veuillez impérativement informer votre comptable si vous faites des changements dans le plan comptable. Si beaucoup de changements doivent être faits, contactez plutôt votre comptable afin de personnaliser votre plan comptable avec lui. Cela vous évitera bien des problèmes et assurera que les modifications faites sur une année comptable soient bien reportées les années suivantes.

Pour activer un compte (par exemple ici le compte « indemnités journalières et autres prestations d’assurance »), mettez une coche à côté du compte et cliquez sur le bouton « Enregistrer » (voir encadré rouge sur l’image ci-dessous).

Dans ce menu « Comptes », vous pouvez aussi désactiver les comptes qui ne vous intéressent pas. Il vous suffit d’enlever la coche à côté du compte qui ne vous intéresse pas. 

ATTENTION : vous ne devez pas désactiver les comptes qui possèdent moins de 4 chiffres.

Au menu de gauche, dans « Booking », vous avez la possibilité d’imprimer deux types de contenus :

• Les données de base, c’est-à-dire 
  1. La liste des comptes comptables (= le plan comptable), 
  2. La liste des comptes analytiques (si applicable sur votre mandat)
  3. La liste des codes TVA (si applicable sur votre mandat)
  4. La liste des modèles d’écritures
• Les mises en valeur la liste des modèles d’écritures, c’est-à-dire :
  1. Le journal des comptes financiers (liste des écritures par compte financier, avec ou sans le solde jour par jour)
  2. Les extraits des comptes de Pertes&Profits (liste des écritures des comptes 3XXX à 8XXX)
  3. Les extraits des comptes analytiques (si applicable sur votre mandat)
  4. Le journal TVA (si applicable sur votre mandat)

Dans tous les documents imprimables, en haut de la fenêtre, vous avez des possibilités de filtrage. 

Sous « Imprimer », « Données de base », « Comptes », vous pouvez par exemple ne choisir de voir que les comptes activés, puis imprimer la liste (voir encadrés rouges ci-dessous) :

En pointant votre souris sur les icônes, vous comprendrez à quoi elles correspondent, par exemple l’icône de la disquette signifie « exporter » :

Vous pouvez donc exporter vos données dans le format que vous souhaitez, en choissant le format dans le menu déroulant à côté de l’icône de la disquette.

ATTENTION : cette étape n’est pour l’instant utilisable que si vous avez l’application Cash 2.0 directement installée sur votre ordinateur. Ceux qui se connectent via notre site internet www.prometerre.ch ne pourront pas exporter de documents.